30 Août 2021

Comment fonctionne un espace de coworking ?

Le coworking intrigue. Bien que de prime abord, ces grands espaces peuvent paraître déstructurés et sources de friction, il n’en est rien. Les opérateurs d’espaces de coworking jonglent entre de nombreux paramètres afin d’optimiser et rendre confortable l’utilisation et la gestion de l’espace. Le coworking est synonyme pour tous de collaboration et de partage. Mais il s’agit également d’un modèle commercial viable, ce qui en fait un excellent concept. Alors, comment fonctionne le coworking ? Qu’est-ce qui lui permet d’avoir autant de succès aujourd’hui ? Que vous ayez récemment décidé de créer un espace de coworking ou que vous en gériez déjà un, cet article est fait pour vous.

Le Coworking en quelques mots

La définition la plus simple est «un espace soutenant un groupe de personnes de différentes entreprises, travaillant de manière indépendante ou en collaboration». Les espaces de coworking sont ouverts au public, en dehors de toute règle d’adhésion.

Le coworking va au-delà de l’espace lui-même. C’est une philosophie enracinée dans le fait de rassembler des professionnels pour qu’ils puissent travailler ensemble et ce, quel que soit leur secteur d’activité. Les environnements de coworking offrent un cadre qui favorise la concentration ainsi que les opportunités de “réseautage”.

Le coworking, c’est plus qu’une bonne ambiance et des espaces de bureau accessibles. L’espace en tant que service est un modèle commercial. Cela signifie qu’il doit générer un profit. Si vous vous demandiez pourquoi vous lancer dans une entreprise de coworking plutôt qu’une autre, voici une bonne raison.

Le modèle d’adhésion

Comme le ferait une salle de sport, les opérateurs d’espaces de coworking vendent des abonnements au mois ou à l’année. Cela présente deux principaux avantages. Premièrement, cela permet d’obtenir un flux de trésorerie stable et fiable grâce à des frais récurrents. Deuxièmement, cela fournit une base de référence pour déterminer la capacité de travail et ainsi, être en mesure de faire des prédictions précises.

La plupart des opérateurs d’espaces de coworking vendent des abonnements mensuels pour satisfaire pleinement la capacité d’espace. La probabilité que toutes les personnes disposant d’un abonnement se présentent le même jour, au même moment, est marginale. À cette fin, un espace de coworking de 200 sièges peut vendre jusqu’à 250 adhésions (125% de la capacité totale), avec l’espoir de voir 150 membres à tout moment (75% de capacité). C’est un exercice d’équilibre basé sur les tendances d’utilisation de l’espace et les chiffres d’adhésion.

Habituellement, les abonnements se vendent à un prix très avantageux aux utilisateurs ponctuels – l’objectif est d’inciter les abonnés ponctuels à acheter des abonnements complets. Les formules d’adhésion peuvent également comporter certaines options, comme par exemple l’accès à un Internet plus rapide ou encore, des sièges sur demande.

Le modèle sans rendez-vous

Tout le monde ne veut pas ou n’a pas besoin d’un abonnement de coworking. Une personne n’utilisant l’espace que quelques fois par mois optera pour le modèle de paiement à l’utilisation. Il est plus difficile de prévoir la demande de ces utilisateurs, mais les revenus sont plus élevés par personne.

Si un espace de coworking s’attend à une occupation de 75% par ses membres à un moment donné, les espaces restants servent à deux fins. Premièrement, ils accueillent un afflux d’autres membres (nouveaux, curieux…). Deuxièmement, ils servent des clients sans rendez-vous. Le modèle sans rendez-vous applique la tarification par heure, par type d’espace de travail ou encore suivant les équipements. L’objectif ici est de remplir les bureaux inoccupés.

Le principal problème avec les personnes sans rendez-vous est qu’elles sont imprévisibles. Si votre espace de coworking est occupé à 100%, vous n’aurez pas d’autre choix que de refuser une personne sans rendez-vous et ce, même si elle est prête à payer 20 fois le prix de l’abonnement. Cela dit, les personnes sans rendez-vous peuvent être des clients réguliers, même s’ils n’optent pas pour un abonnement.

Une gestion organisée des sièges et de l’espace 

Il est difficile d’expliquer le coworking sans mentionner l’infrastructure requise pour accueillir chaque personne utilisant l’espace. C’est le cœur et l’âme de ce qui fait le succès du coworking.

Peu importe la formule choisie par un membre, il devra dans tous les cas s’enregistrer auprès d’un administrateur. La mission de cette personne est de connecter les membres au réseau, de leur attribuer un bureau mais aussi de leur fournir tous les services pertinents dont ils ont besoin dans le cadre de leur activité sous le prisme du coworking. Les informations collectées par cet agent permettent de fournir une image en temps réel de l’occupation et de l’utilisation de l’espace. Elles mettent également en évidence de précieuses données, telles que le nombre d’adhérents par rapport aux personnes sans rendez-vous, les revenus quotidiens, le temps d’occupation restant ou encore les types d’espaces disponibles.

Sans ce système de gestion centralisé, les espaces de coworking ne fonctionnent pas. Il n’y a aucun moyen de savoir qui est où, pendant combien de temps ou quels espaces sont ouverts.

Vous connaissez désormais les secrets d’un espace de coworking qui marche. L’analyse des données d’utilisation de votre espace est le meilleur moyen d’optimiser la gestion de votre entreprise de coworking.