Questions fréquentes
Les réponses à toutes vos questions sur nos abonnements, nos bureaux et nos adresses.
Quels avantages sont inclus dans un abonnement Welkin & Meraki ?
Vos bureaux ont une connexion internet sans fil ou filaire. Nous proposons également la création d’adresses IP privées, un espace rack et d’autres produits et services informatiques qui peuvent vous être utiles.
Veuillez contacter l’équipe informatique Welkin & Meraki pour de plus amples informations et pour obtenir des renseignements sur les coûts supplémentaires qui pourraient être engendrés par ces services.
Les contrats de Bureaux Partagés et Privés incluent toujours des bureaux, des chaises et des meubles de rangement soigneusement sélectionnés. (1 meuble/2 pax).
Vous trouverez au minimum une imprimante/un copieur/un scanner à chaque étage chez Welkin & Meraki. Par mois et par poste de travail, 120 copies ou impressions en noir et blanc et 20 en couleur sont incluses dans les frais de service des contrats Bureau Partagé et Bureau Privé (l’équivalent de 20 euros hors TVA).
Un accueil premium, des espaces lounges, un café, un bar, le restaurant The White (en fonction des adresses), des salles de réunion, une salle de sport privée, et bien plus encore. Chaque adresse Welkin & Meraki propose une combinaison d’équipements premium.
La communauté Welkin & Meraki est composée de professionnels dynamiques, et d’entrepreneurs innovants. Rencontrez des talents et des entreprises qui partagent les mêmes valeurs lors de nos évènements mensuels !
Nous avons accès à des tarifs préférentiels proposés par nos partenaires dans les domaines informatique, software, de la construction et des services aux entreprises.
Pour toute information complémentaire, veuillez vous renseigner sur nos offres partenaires au niveau de la réception.
Profitez de notre café exclusif issu du commerce équitable et de notre sélection de thés bios !
Ils sont inclus dans vos frais de service mensuels. Vous les trouverez en libre-service dans nos cuisines, à chaque étage.
Quelles sont les différentes solutions d’espaces de travail proposées par Welkin & Meraki ?
Vous avez accès à notre communauté de membres en ligne, à nos évènements, nos services et nos espaces communs 24h/24, 7j/7, au sein de votre adresse principale. L’accès à votre adresse principale se fait grâce à un badge personnel ou à votre téléphone. Au sein de toutes nos autres adresses, vous avez accès aux espaces durant les horaires d’ouverture (inclus dans votre abonnement jusqu’à 5 jours par mois). Vous pouvez à tout moment ajouter des services complémentaires, moyennant des frais additionnels. Votre entreprise est rapidement opérationnelle, grâce à nos services de traitement du courrier et des appels téléphoniques. Un casier sécurisé est aussi fourni, vous permettant de laisser vos documents dans votre bureau. Grâce à cela, vous avez la possibilité de faire domicilier votre entreprise à l’adresse du lieu sur lequel vous disposez d’un casier personnel.
Vous bénéficiez d’un bureau dédié, dans un espace partagé ou privé. Vous partagez l’espace avec d’autres membres, mais votre bureau est personnel. L’espace est sécurisé, vous pouvez y laisser vos effets personnels. Vous avez accès à votre bureau 24h/24, 7j/7. Au sein de toutes nos autres adresses, vous avez accès aux espaces durant les horaires d’ouverture (inclus dans votre abonnement jusqu’à 5 jours par mois).
Cette solution vous donne accès à notre communauté de membres en ligne, à nos évènements, nos services et nos espaces communs. C’est la solution idéale pour les professionnels qui ont besoin d’un espace personnel pour travailler.
L’accès à votre adresse principale se fait grâce à un badge personnel ou à votre téléphone. Vous pouvez à tout moment ajouter des services complémentaires, moyennant des frais additionnels.
Des bureaux privés, sécurisés, aménagés et meublés. Le nombre de postes de travail est flexible, et votre espace évolue en fonction de vos besoins. Vous avez accès à notre communauté de membres en ligne, à nos évènements, nos services et nos espaces communs. La solution pour les entreprises qui ont besoin d’un espace de travail privé, tous les jours.
L’accès à votre adresse principale se fait grâce à un badge personnel ou à votre téléphone. Au sein de toutes nos autres adresses, vous avez accès aux espaces durant les horaires d’ouverture (inclus dans votre abonnement jusqu’à 5 jours par mois). Vous pouvez à tout moment ajouter des services complémentaires, moyennant des frais additionnels.
Sur la base de la nouvelle législation européenne, nos membres doivent fournir plusieurs documents juridiques au moment de l’inscription. Tous les propriétaires effectifs (UBO) qui détiennent une participation de 25% ou plus doivent être identifiés. Ces documents sont à fournir chaque année, et peuvent être occasionnellement vérifiés par des instances officielles, notamment en cas de doute sur leur exactitude.
Ces documents doivent nous être communiqués dans les 30 jours suivants votre emménagement ou l’utilisation effective de nos services. Ne pas fournir ces documents est considéré comme une rupture de contrat de la part du membre, il peut donc être réclamé dans sa totalité.
Les documents à fournir pour les sociétés :
1/ Contrat de service dûment signé
2/ Copie de la carte d’identité des signataires et des représentants légaux de la société signataire du contrat
3/ Dernières versions des procès-verbaux de la société, qui indiquent clairement le pouvoir des représentants légaux et qui identifient les actionnaires de la société
4/ Le document UBO/KYC (Connaissance du client) dûment et correctement rempli pour la société, y compris la carte d’identité de tous les propriétaires effectifs (UBO) qui détiennent 25% ou plus de participation dans la société
5/ Copie de l’enregistrement à la Chambre de Commerce
Tous les abonnements commencent-ils le premier jour du mois ?
Tous nos abonnements débutent le jour de l’inscription et sont facturés mensuellement. Nos abonnements peuvent débuter n’importe quel jour du mois, mais se terminent toujours le dernier jour ouvré du mois de leur résiliation.
Vous pouvez bien sûr renouveler votre abonnement à tout moment, pour la même durée que la période initiale. Nos abonnements sont renouvelés automatiquement pour votre confort dans le cas où vous n’avez pas résilié votre contrat dans le délai imparti. (L’article 5.b. des conditions générales de votre contrat vous informera sur les délais de résiliation applicables).
Si le dernier jour ouvré du mois tombe un week-end ou un jour férié, nous demandons à nos membres de libérer leurs bureaux le dernier ouvré du mois de résiliation de leur contrat.
Quelle est la durée des contrats chez Welkin & Meraki ?
Tous nos membres bénéficient de contrats flexibles.
Vous pouvez contracter un contrat pour un espace de travail sur une heure, une journée, une semaine, un mois ou des années, pour 1 à 100 personnes, ou même plus. La durée moyenne de nos contrats est de 24 mois, mais vous êtes libre de souscrire à un abonnement de la durée que vous souhaitez.
Nous proposons des contrats plus longs, pour nos membres qui ont besoin de stabilité. Il est par exemple possible de signer un contrat de bureaux pour 9 années ou plus.
Si je souhaite réserver un espace de travail mais que je ne peux commencer à l’utiliser que dans 30 jours ou plus, que se passe-t-il ?
Si vous avez besoin d’une date de début de contrat tardive, contactez les responsables des ventes de l’adresse Welkin & Meraki que vous avez choisi. Ils seront en mesure de vous aider à choisir la meilleure solution, au meilleur moment pour vous.
Quelles sont les heures d’ouverture des adresses Welkin & Meraki ?
Toutes nos équipes sur place travaillent de 9h00 à 18h00 (heure locale) pendant les jours ouvrés. Les jours ouvrés comprennent les jours de semaine, à l’exception des jours fériés locaux et jusque 3 jours par an (les membres seront informés à l’avance).
Toutefois, sur de nombreux sites, notre staff est présent bien plus tôt, ou plus tard. Nous nous occupons également de la réception de nos immeubles, les heures d’ouverture sont ainsi déterminées par l’ensemble des locataires des lieux.
En dehors des heures d’ouverture, nos membres Coworking et Bureaux ont accès au bâtiment grâce à leur téléphone ou leur badge.
Puis-je passer dans vos locaux pour une visite ou dois-je prendre rendez-vous ?
Les visites accompagnées doivent être programmées sur rendez-vous.
Rien de plus simple grâce à notre site internet, notre application mobile ou par téléphone. En procédant ainsi, vous bénéficierez de toute notre attention ! Notre objectif est de trouver la solution qui vous convient.
Puis-je ammener mon chien au bureau ? Quelle est votre politique en ce qui concerne les animaux de compagnie ?
Les règles varient en fonction du site sur lequel vous travaillez. Veuillez vous adresser au directeur des ventes, qui vous précisera la politique du bâtiment.
Si vous souhaitez venir avec votre animal de compagnie (chien ou chat) dans un bâtiment où ils sont autorisés, vous êtes personnellement responsable de tout dommage que votre animal pourrait causer. Votre animal doit impérativement être à jour dans ses vaccinations.
Notre politique en matière d’animaux de compagnie est susceptible d’être modifiée.
Quelle est la surface moyenne d’un bureau Welkin & Meraki ?
Chaque bureau Welkin & Meraki est unique, et de surface variable. Les surfaces diffèrent d’une adresse à l’autre.
Tous nos bureaux disposent d’assez d’espace pour accueillir vos équipes confortablement. Les espaces de travail sont spacieux.
Programmez une visite à l’adresse de votre choix pour vous en rendre compte par vous-même !
Traitez-vous les appels téléphoniques (appels, messages, transferts) ?
Oui, en effet. Nous fournissons ce service à tous les membres, et aussi en tant que service indépendant ‘Telephone Answering’. Si vous souhaitez en bénéficier et que vous n’êtes pas encore membre, vous pouvez en apprendre plus sur notre site web.
Comment peut-on imprimer/copier des documents chez Welkin & Meraki ?
Nos abonnements inclus 120 copies ou impressions en noir et blanc et 20 en couleur, par mois et par poste de travail (abonnements Bureau Privé et Bureau Partagé – l’équivalent de 20 euros hors TVA). Une fois ce forfait dépassé, vous pouvez bien sûr continuer d’imprimer mais un coût supplémentaire s’ajoutera par impression. Les copies et impressions incluses dans le forfait mais non utilisées ne peuvent pas être reportées au mois suivant.
Un seul compte peut-il héberger plusieurs adresses mail ?
Non, nous ne pouvons pas prendre en charge plus d’une adresse de messagerie sur un seul compte client. Vous devrez ouvrir un autre compte pour utiliser une adresse différente.
Comment réserver un espace de travail ou une salle de réunion ?
Pour réserver une salle de réunion ou un espace de travail, utilisez notre application ou notre site internet. Il vous suffit de sélectionner l’adresse souhaitée, le nombre de personnes, une date de début et le tour est joué.
Il est important de réserver vos salles de réunions et espaces de travail à l’avance pour garantir leur disponibilité.
Bien entendu, nous pouvons également effectuer ces réservations pour vous à la réception de nos adresses Welkin & Meraki.
Quelle est la taille de vos salles de réunion ?
La surface des salles de réunion peut varier d’un lieu à l’autre. Nous proposons des espaces allant de 4 à 30 personnes environ.
Qu’est ce qu’un bureau à la journée ?
Un bureau à la journée vous donne accès à un espace dédié, au sein d’un espace partagé. Vous travaillez aux côtés d’autres membres Welkin & Meraki. Vous disposez d’un espace confortable pour poser votre ordinateur portable, avec un accès à une prise de courant et au Wi-Fi sécurisé très haut débit. Vous avez également accès à tous nos équipements, qui peuvent varier d’une adresse à l’autre.
J’ai réservé un espace de travail ou une salle de réunion à la mauvaise adresse, puis-je modifier ma réservation ?
Vous pouvez modifier toutes vos réservations jusqu’à 24 heures avant le début programmé de la réservation, en utilisant l’application mobile Welkin & Meraki ou notre site internet. Les changements mineurs peuvent être effectués jusqu’à 60 minutes avant le début de la réservation.
Je viens de réserver une salle de réunion, comment puis-je enregistrer les participants invités ?
Vous pouvez inscrire vos invités en utilisant l’application mobile ou le portail membre sur notre site internet. Ajoutez autant de participants que vous le souhaitez, en fonction de la capacité de la salle de réunion sélectionnée.
Puis-je recevoir des visiteurs au bureau ?
Oui, il est possible d’inviter des personnes pour de courtes réunions ou une simple visite. Avant leur venue, enregistrez-les en utilisant l’application Welkin & Meraki. En tant que membre, vous avez la possibilité de faire venir 2 personnes par jour, une option incluse dans les services de base.
Je suis prêt à devenir membre, comment régler mon abonnement ?
Une fois que votre contrat est signé, nous demandons une carte de crédit pour garantir votre adhésion. Votre carte ne sera débitée que si vous choisissez la carte de crédit comme moyen de paiement. Dans tous les autres cas, votre carte ne sert de garantie à la réservation que jusqu’au règlement de votre première facture.
Une fois que vous aurez signé votre contrat et fourni les informations d’une carte de crédit valide, vous recevrez un courriel contenant votre facture et votre confirmation de réservation. Vous êtes tenu de payer votre facture sous les 8 jours suivants sa réception.
L’accès à votre bureau ou à votre abonnement vous sera accordé à partir du moment où vous aurez signé le contrat et payé la première facture.
Dois-je payer des frais d’installation ou souscrire à une garantie avant de pouvoir bénéficier de mon abonnement ou accéder à mon bureau ?
Oui. Welkin & Meraki demande la signature d’une convention de service et le paiement de la première facture avant d’accorder l’accès à ses services. Selon le pays, Welkin & Meraki peut facturer un acompte correspondant à 3 mois de frais de service, sur lesquels nous ne facturons pas la TVA, et 1 mois de frais de service cumulés avec la TVA.
Pour toutes nos adresses, nous facturons des frais d’installation de 100,00€ (ou l’équivalent local) par poste de travail lorsqu’il s’agit d’un contrat de Bureaux (privés ou partagés).
NB : Welkin & Meraki peut facturer un montant supplémentaire pour les solutions sur-mesure, pour les bureaux privés ou lorsque les dépenses mensuelles des membres dépassent l’acompte.
Est-il possible de déménager dans une autre adresse Welkin & Meraki ?
Oui, c’est tout à fait possible. Sous réserve de disponibilité, nous ferons tout notre possible pour faciliter votre déménagement !
L’espace que j’ai choisi est devenu trop étroit pour mon entreprise – vous est-il possible d’accueillir de grandes équipes ?
Oui, bien sûr. Notre département Entreprise s’occupe d’ailleurs spécifiquement des grandes sociétés. Votre équipe peut avoir accès à des étages entiers, ou mêmes à des bâtiments entiers. Nous proposons des espaces pour 1 à 100 personnes, ou plus, pour des durées de 1 à 9 ans, voire plus.
Facturez-vous des pénalités de retard de paiement chez Welkin & Meraki ?
En cas de non-paiement à l’échéance de la facture, une indemnité forfaitaire s’élevant à 10% du montant de la facture (minimum 50,00€) s’applique, ainsi qu’un taux d’intérêt de 1% par mois. Applicable pour les paiements qui ne nous sont pas parvenus au 10 de chaque mois.
Comment mettre à jour mes détails de paiement ?
Mettez à jour vos détails de paiement à tout moment sur l’application Welkin & Meraki, ou bien dans vos paramètres en utilisant le portail membre sur notre site internet.
Mon abonnement est inactif ! Puis-je le réactiver ?
Bien sûr, nous serions ravis de vous revoir ! Contactez-nous et nous ferons tout le nécessaire.
